幹事をしたくない理由の一つで、大多数を占めるのが「ドタキャンの対応」ですね。
ドタキャンされると、最悪キャンセル料金を幹事の財布から出さないといけない。
後日ドタキャンした人からキャンセル料を回収できればいいんだけど、
そもそもドタキャンをするような人なので、
なんて突っぱねられたりすることもある。
トラブルに発展しちゃったりもしますね。
でも幹事をする以上、このリスクに向き合わないといけません。
クリック一つでリスクゼロにするような魔法はないですが、
いくつか細かい所を意識することで、ドタキャンのリスクを大幅に減らすことが出来ます。
- ドタキャンによる心配要素を減らす。
- もし損害を被ることになっても最小限に食い止める。
そのための方法を当記事ではいくつか紹介していきますね。
僕も幹事を通算8回やりましたが、
以下のやり方を徹底することで、今までにドタキャンによるトラブルは一切なく続けてこれました。
目次（もくじ）
幹事が細かい気配りをするほど、ドタキャン率は下がる
細かい気配りというのは具体的に言うと、
- 募集要項をわかりやすく作成する。
- 応募やキャンセルの締切期限を●●日、▲▲時と明確にする。
- 守れなかったら「キャンセル料を申し受ける」ことを明記
- 食事会当日より2～3日前に確認メールを送信
と言ったところ。
この辺を幹事が雑に取り組むと、参加者側も連絡が雑になり、
って気分になりやすくなる。
一方でしっかり対応すれば、参加者側も、
って気持ちになるのだ。
募集要項をわかりやすく作成する。
これくらい知ってて当然でしょ！？
って考えは捨てて、
- 食事会に初参加の人
- 地図が苦手な人
にでもわかりやすく！を意識して作成したいものです。
店に予約する際、電話でキャンセルルールと料金をしっかり確認！
今や手軽にできるネット予約ですが、
予約が確定するまでに少しお店とやりとりします。
ネットで予約が完了したその瞬間に確定するわけじゃなく、お店側より折り返し連絡があることが多いです。
お店から当日～翌営業日あたりで連絡があります。
まずはネットで予想参加人数で予約
②
店から折り返し電話ある
（メールで予約確定した場合、こちらから電話した方が良い）
③
ここで、「予約人数は現状予想人数です。約1週間前くらいに改めて参加人数連絡することは可能ですか？」
と聞いてみよう。（よほど繁忙期出ない限り大丈夫と思う。）
④
約1週間前
改めて参加人数を連絡する。
（実際より少な目に予約する場合の方法）
⑤
前日に最終連絡する。
②電話で確認するほうが良い
基本的には電話で返ってきますが、メールの場合もあります。
僕としては、メールで返ってきても電話で確認することをオススメします。
そして次のように確認していきます。
③まずは予想参加人数を伝える。
そもそも募集を掛けた時点では参加人数は正確には分からないので、
とすることが自然なやり取りになると思います。
僕が過去に幹事してきて…
「大まかな参加人数決定は1週間くらい前にしてもらえると幸い」
という「1週間」の要望が多かったので、そう決めています。
店によっては、3日前くらいでも良い場合もあるし、逆にもっと早めを要求される場合もあります。
この店側の条件に従って、締切日を決めればいいでしょう。
④参加人数はやや少な目に連絡する方法
ドタキャン対策の一つ。
（SNS募集など、面識ない人も参加する食事会は特に）この人本当に来るのかなぁ？
と半疑になることは少なくないと思う。
こんな時は、参加表明している人数よりも5～10%程度、少な目に予約を取る。
と言う方法もあります。
当日になって参加者を減らす変更は、店側にも良くない印象を与えてしまうので、その対策になります。
欠点は、全員参加した場合は増員連絡が必要になる
少な目に予約して、全員参加になった場合は、当然ながら増員連絡する必要があります。
僕の経験や飲み会参加した経験上、1割程度の増員なら大体問題なくできます。
不安なら、1週間前または直前の人数予約の時に…
と確認しておく。
ダメと言われたなら、もうこの時点で正規の人数で取るしかないですね。
経験上、ダメと言われたことはないです。
料金＆消費税の有無
ドタキャンとは少し論点がズレますが、貴方が損失しないために必ず確認しておきたい。
先に、一言でハッキリする、料金について聞いてます。
ネット予約した場合、Webサイトをみれば値段が分かりますが、
本当にそれで間違ってないか念のために確認しておいたほうが良いです。
もしかしたら条件等によって変わる．．．場合もあります。
もっと安くで案内できるコースがあったりとかね。
消費税は必ず聞く。
上の料金と併せて
これはすぐに回答が得られます。
ホットペッパーグルメの場合、店によって
- 税込みか
- 税別か
の表記がバラバラです。
（表記がなければ税込み、税別の時は「税別」とサイトに説明があるが、そうでない店もある）
これを必ず確認しよう。
そうでないと勘違いした時に損失します。
もしこれが税別価格ならば、参加者から3,500円ずつ回収した場合、
貴方が追加で消費税分5,600円分払わないといけない。
かなりの損ですね。
キャンセルルールを確認
次に、直前のキャンセルについて必ず確認をします。
- 前日の何時まで受付
- 当日はキャンセル料金発生？
- 当日の●●時以降はキャンセル料金発生？
- キャンセル料はいくらか。全額？、500円、1,000円？
基本的に大きな人数変更でなければ、僕の経験上、前日までは大体OKです。
前日まではペナルティー無しで変更可能ですが、当日はキャンセル料金が掛かる。
と言うお店は結構あるのですが、
キャンセル料金はいくらかかるのか？
ここも聞いておこう。
- 全額なのか？
- 席代など一部なのか？
後述しますが、（SNSで募集等で）会ったことない人が参加する場合は、全額負担はリスクがあるので注意しよう。
この情報を元に、募集要項に明記します。
キャンセルされる場合は当日の12時までに必ず電話で連絡（メッセで、LINEチャットで）ください。
この時間を過ぎてしまうと、キャンセル料が1,000円、後日徴収することになりますので注意してください。
と言った具合ですね。
コース料理よりは、食べ飲み放題の予約がオススメ！
食事会には大きく分けて3つのタイプがあります。
- 単品でオーダーしていく
- コース料理（飲み放題あり）
- 食べ飲み放題
この中で一般的に、コース料理はキャンセルにの融通が利かせにくい傾向にあります。
コース料理のキャンセルが融通利きにくい理由
コース料理は出す品が決まっおり、予約人数分の料理を、開始前に仕入れることが多いです。
そのため
ということから、全額キャンセル料金を請求される可能性が高くなります。
単品オーダー、食べ飲み放題は融通が利きやすい。
- 単品オーダー
- 食べ飲み放題
こちらは客がオーダーしてから用意するため、店側の事前の仕入れがありません。
あるとすれば席の確保くらい。
そのため、ギリギリまでキャンセルの融通が利かせやすい傾向にあります。
- 当日でも昼くらいまでならキャンセルOKだったり
- 当日キャンセルでも席代だけ（500～1,000円程度）負担する
と言った対応で済むことも少なくありません。
食べ飲み放題だと幹事も参加者も低負担
食べ飲み放題の利点は、他にも、
- 割り勘不要
- 前金制が可能で、ドタキャンが怖くなくなる。
- 好きなものを好きなだけオーダーでき、会費増加の心配がない。
- 3時間制にすると、オーダー出来る時間が2時間制の約2倍相当
- 会話苦手クンでも食べておけば何とかなる！から安心。
- 以上より幹事の仕事がわりと楽。
と、単品オーダーに比べて負担がとても軽くなります。
合わせてどうぞ！
SNSなど、面識ない人が来るときは、キャンセル料が低負担で済む店にする
参加者にはいろいろなタイプがあると思います。
が、このうち注意しないといけないタイプがあります。
どれでしょうか？
- 同じ部署（他部署）の仕事仲間
- リアルの友人
- 会ったことのない人がSNS等通じて参加する。
特に気を付けたいのは、会ったことのない人がSNS等通じて参加する場合。
ネットでしか繋がっていない人だと、どんな人かもわかりにくく、
このような方がドタキャンされた場合、後日キャンセル料を徴収することが非常に難しくなります。
無断キャンセルされ、しかもSNSアカウントごと消えて居なくなると、もはや探しようがありませんね。
前金制にしようにも、会ったことがないため、
振込等を利用せざるを得ず、流石にそこまですると参加の敷居が高くなってしまいます。。
よって、
- キャンセル料が安い
- 或いはギリギリまでキャンセルOK
な店の方が低リスクになります。
SNSのでの募集の場合、捨て垢はNGの条件を付ける。
SNSで募集する場合、会ったことが無い人が参加することもあるため、
万が一ドタキャンされると対応が非常に難しくなります。
そこで、参加表明には捨て垢NGなど、一定の条件付けてみよう。
例えばTwitterなら、
- アカウントを作った日
- ツイート数
- フォロー数
- フォロワー数
- ヘッダーやアイコン画像
- ツイート内容
を見ることが出来ます。
ここで例えば、
- ツイート数が殆どない
- フォロー＆フォロワー数が全然いない。
- （フォロー数は多いのに、フォロワーは全然いない人も要注意）
- アイコンも何も設定していない。
と言うような方はお断りする方が良いかもしれません。
こういうアカウントによくあるのが通称「捨て垢」
運用期間が非常に短いため、何か問題を起こしても、アカウントごと消してしまえば、そのまま逃げ切れてしまいます。
一方でそれなりに運用期間、フォロー、フォロワー数の多いアカウントだと、
容易にアカウントは消せない＝無断キャンセル等悪いことは簡単にはできないので、安心度は高くなります。
このような制限を幹事側で付けるのもアリだと思います。
会費をやや高めにする。ドタキャンがなければお返しもOK
支払う金額をに対して、会費を少し高めの設定にしておく、
という方法もあります。
具体的な金額の目安は、もし、
- 支払う金額が4,000円
- 参加者の予想が20人
とすれば…
ざっと200円くらいですね。
4,200円くらいが良いでしょうか？
この辺が一つの目安です。
1人ドタキャンした場合はそれを払うことで、幹事の損失を最小限に抑えることができます。
もし全員が予定通り参加したなら…
全員が揃ってからお金を回収する場合、
って感じに報告すれば、参加者側も「安くなったぜ！」と、少し気分が良くなります。
既に回収していたなら、返金しても良いし、
小銭を用意するのが面倒なら、幹事の手間賃だと思って貰っても良いと思います。
あるいは、次回開催時の予備にしても良いですね。
募集要項の掲示板があるなら、キャンセルについて明確に記載する。
キャンセル事情については、本当に詳しく書きましょう。
なお、この期限を過ぎてしまった場合は食事代4,000円が全額掛かりますのでくれぐれもご注意ください。
参加表明された方には3日前に改めて確認メールを送りますので、確認＆一言見たよコメントなりお願いします。
ざっとこれくらい書いておけばOKでしょう。
こういう事を当然と思って書かない人もいるけど、世の中には、
書いて無ければ何をしても良い
と思っている人もいるので、書いておく方がキャンセル率が下がります。
参加者と会えるようなら、前金制にする。
SNS等で募集する場合で、顔も分からない参加者もいる場合はこの方法は使えないですが、
参加者と日頃から会えるような集まりなら、事前に参加費を回収しておく。
と言う手もあります。
- キャンセル料が掛からないタイミングでキャンセルされた場合は返金すれば良いし、
- 一部キャンセル料が掛かるなら、差し引き分を返金。
- キャンセル料が食事代100％掛かる場合は返金しない。
事前に集めておけば、当日ドタキャンがあっても怖くありません。
但し、前金制にする場合は、参加者全員から、事前に回収したほうが良いです。
誰かだけ当日払いOKと例外を作ってしまうと、不平等に思われる場合もあります。
この辺は参加者同士の繋がり次第でもありますね。
開催日2～3日前に改めて確認メール。
これが結構大事。
開催日の2～3日前に食事会要項の案内を改めて送りましょう。
理由は、
「すっかり忘れてた！」を防ぐため。
すっかり忘れだと連絡すらないため、無断キャンセルをされたようになってしまう。
それだけは防ごう。
案内を読んだら、
- 一言で良いので返信する
- 「イイネ」を付ける
- スタンプなど反応する
なんでも良いので「案内を見た」ことが分かればOK。
これで忘れてしまうことを防止できます。
送るタイミングは、キャンセルが可能な期限から逆算して丸1日～2日程度前に送れば良いでしょう。
ドタキャンが発生した場合は？
それでもドタキャンが起こる可能性はあります。
実際にドタキャンされてしまったらどうするか？
直ぐにお店に連絡する？
これがタイミングによって変わってきます。
例えば、
ドタキャンの連絡が朝9時頃あった。
このような場合、まだ3時間程猶予があります。
それでも準備して頂いた店に当日何度も変更するのは失礼なので、すぐに連絡するのは待ってみよう。
さらにキャンセルが出る場合もあります。
30分前くらいまで待ってみると良いと思います。
食事会が2次会であり、既に1次会の時点でお見えになって確認が取れた場合は、直ぐに連絡してもいいでしょう。
食事会が2次会、1次会のイベントの続きの場合、代理参加を募ってみる
現状2次会不参加の方で「やっぱり参加したくなった！」って言う方いらっしゃいます？
と当日聞いてみよう。
これで参加者が現れてくれれば、変更連絡をしなくて済みます。
2次会参加、不参加比が半々くらいだと、意外と参加してくれる方もいます。諦めずに聞いてみよう！
職場の場合は上司に相談しよう
キャンセル料金が必要になった時点で、上司にその件相談してみよう。
貴方がここまでしっかり運営してきたなら、上司が何とかしてくれると思う。
- 上司の財布から出してくれたり
- 会社の経費で何とかしてくれたり
上司の性格がよく現れる瞬間かもしれない⊂・＿・つ
飲み会でのドタキャンの防ぎ方まとめ。
幹事の貴方が、細かく気配りをすればするほど、ドタキャン率は下がります。
具体的には…
- 店にキャンセルのルール（期限、キャンセル料金）を確認してから募集文に記載
- 店の場所が分かりやすいようにMAPや最寄り駅を詳しく書く
- 当日の2～3日前に、確認メールを送る
ドタキャンされた時のリスクが低い店は…
- キャンセル料金が全額でなく、席代だけで済むお店
- 当日キャンセルも比較的厳しくないお店
この条件が当てはまりやすいジャンルは…
コース料理よりも食べ飲み放題系のお店になります。
さらに食べ飲み放題は…
- 割り勘不要
- 料金が分かっているため、前金制も可能
- 参加者も料金気にせず、好きな物が好きな量だけ食べられる
と言う利点が多いです。
初めて幹事する時は少し面倒臭く感じるかも知れませんが、
上手くやり遂げられれば自分の人としてのレベルアップになるし、
皆から感謝してもらえるし、
職場関係なら、ちょっとだけ…出世しやすくなる？？かも？知れないよ。
食べ飲み放題がオススメな理由も書いてあります。
良かったらどうぞ。
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